La Soprintendenza archivistica e bibliografica è l’ufficio periferico del Ministero della cultura che svolge funzioni di vigilanza e tutela in tutto il territorio della Basilicata sugli archivi degli enti pubblici e dei privati che siano stati riconosciuti e dichiarati di interesse culturale, curando che siano correttamente gestiti e conservati, e che ne sia consentita la consultazione.
A seguito dell'intesa stipulata tra il Ministero per i beni e le attività culturali e la Conferenza episcopale italiana, la Soprintendenza archivistica e bibliografica collabora anche con le istituzioni ecclesiastiche per la tutela e la salvaguardia dei loro archivi.
La competenza dell'Istituto si è estesa anche ai beni bibliografici a seguito delle modifiche all'art. 5 del Codice dei beni culturali e del paesaggio, introdotte dal D.L. 19 giugno 2015 n. 78, che ha attribuito alle Soprintendenze le funzioni di tutela sulle biblioteche di enti pubblici e di privati dichiarate di eccezionale interesse culturale, in precedenza esercitate dalle Regioni.
L’azione della Soprintendenza è quindi tesa, in larga parte, a fornire supporto tecnico e collaborazione ai proprietari degli archivi e biblioteche, aiutandoli sia ad affrontare situazioni particolari, eccezionali o impreviste (trasferimenti, riorganizzazioni, calamità naturali ecc.), sia ad individuare metodi e soluzioni per la corretta gestione, il riordinamento, la selezione, l’accesso, la consultazione e la valorizzazione del loro patrimonio.
Preliminare però ad ogni azione di tutela è però la conoscenza dell’oggetto su cui essa si esercita e perciò la definizione di cosa si definisce un archivio e che cosa una biblioteca.
ARCHIVIO Complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici territoriali e non territoriali; istituzioni private, famiglie e persone) durante lo svolgimento della propria attività. I documenti che compongono l'archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico. In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio. Il Codice dei beni culturali definisce "archivio" "una struttura permanente che raccoglie, inventaria e conserva documenti originali di interesse storico e ne assicura la consultazione per finalità di studio e di ricerca"(d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 101).
BIBLIOTECA Per biblioteca si intende il luogo adibito alla custodia dei libri, alla loro classificazione e catalogazione, e alla loro fruizione (consultazione o prestito). Si tratta di una raccolta di varia dimensione di libri. Il compito essenziale della biblioteca è raccogliere il materiale, ordinarlo e infine descriverlo in modo da renderlo accessibile al maggior numero di persone. Il Codice dei beni culturali definisce “biblioteca” "una struttura permanente che raccoglie, cataloga e conserva un insieme organizzato di libri, materiali e informazioni, comunque editi o pubblicati su qualunque supporto, e ne assicura la consultazione al fine di promuovere la lettura e lo studio" (d.lgs. 22 gen. 2004, n. 42, art. 101).
